染雾谈档案检索的内容及作用管理论文 篇一
档案检索是指通过一定的手段和方法，按照一定的规则和程序，找出和获取所需的档案信息的过程。它是档案管理中非常重要的一环，对于提高档案利用率、促进档案管理工作的科学化、规范化具有重要的作用。本文将从档案检索的内容和作用两个方面进行探讨。
首先，谈到档案检索的内容。档案检索的内容主要包括档案的基本信息、档案的内容特征以及档案的关联关系。档案的基本信息包括档案的名称、编号、归档部门、归档时间等；档案的内容特征包括档案的题名、主题、关键词等；档案的关联关系主要指档案之间的相关性，即不同档案之间的联系和关联。通过将这些信息进行整理、归类和编码，可以建立起完整、准确的档案检索系统，为用户提供方便、快捷的检索服务。
其次，谈到档案检索的作用。档案检索的作用主要表现在以下几个方面。首先，可以提高档案的利用率。通过档案检索，用户可以快速找到所需的档案信息，提高了档案的利用效率，节省了用户的时间和精力。其次，可以促进档案管理工作的科学化、规范化。建立健全的档案检索系统，可以使档案管理工作更加规范、有序，提高档案管理的效率和质量。再次，可以提高档案管理的安全性。通过档案检索系统的权限管理和访问控制，可以有效地保护档案信息的安全，防止档案信息的丢失和滥用。最后，可以促进档案的共享和交流。建立统一的档案检索系统，可以方便不同部门或单位之间的档案共享和交流，提高信息的传递效率和准确性。
综上所述，档案检索是档案管理中不可或缺的一环，它涉及到档案的基本信息、内容特征和关联关系。通过档案检索，可以提高档案的利用率、促进档案管理工作的科学化、规范化，增强档案管理的安全性，促进档案的共享和交流。因此，在档案管理工作中，要重视档案检索的建设和管理，不断完善档案检索系统，提高档案管理工作的水平和效果。
谈档案检索的内容及作用管理论文 篇二
档案检索是现代档案管理工作中的一项重要内容，它对于提高档案利用效率、促进档案管理的科学化具有重要的作用。本文将从档案检索的内容和作用两个方面进行论述。
首先，谈到档案检索的内容。档案检索的内容主要包括档案的基本信息、档案的内容特征以及档案的关联关系。档案的基本信息包括档案的名称、编号、归档部门、归档时间等，这些信息对于用户进行档案检索是非常重要的；档案的内容特征包括档案的题名、主题、关键词等，这些特征可以帮助用户更准确地找到所需的档案信息；档案的关联关系主要指档案之间的相关性，即不同档案之间的联系和关联，通过建立这些关联关系，可以提高档案检索的准确性和全面性。
其次，谈到档案检索的作用。档案检索的作用主要表现在以下几个方面。首先，可以提高档案利用效率。通过档案检索系统，用户可以快速找到所需的档案信息，节省了用户的时间和精力，提高了档案的利用效率。其次，可以促进档案管理的科学化。建立健全的档案检索系统，可以使档案管理工作更加规范、有序，提高档案管理的效率和质量。再次，可以促进档案管理的信息化。通过档案检索系统，可以实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性，减少纸质档案的占用空间，降低档案管理的成本。最后，可以促进档案的共享和交流。建立统一的档案检索系统，可以方便不同部门或单位之间的档案共享和交流，提高信息的传递效率和准确性。
综上所述，档案检索是现代档案管理工作中不可或缺的一环，它包括档案的基本信息、内容特征和关联关系。通过档案检索，可以提高档案利用效率、促进档案管理的科学化，实现档案管理的信息化，促进档案的共享和交流。因此，在档案管理工作中，要重视档案检索的建设和管理，不断完善档案检索系统，提高档案管理工作的水平和效果。
谈档案检索的内容及作用管理论文 篇三
谈档案检索的内容及作用管理论文
一 档案检索的含义
档案检索工作是把档案材料的内容和形式特征记录下来,存储在各种检索工具中,根据利用者的实际需要,方便及时地把档案查找出来,充分发挥档案的作用。从这个定义可以看出,档案检索包括档案信息存储和查检两个具体过程。档案信息存储是指将档案中具有检索意义的特征标识出来,加以编排,形成检索工具的过程;档案信息查检是指利用检索工具查找所需档案的过程。档案检索工具是沟通档案信息资源和利用者的一座桥梁也是档案信息存储和查检的一座桥梁和通向档案宝库的一条捷径。档案检索工具的作用如图。
二 档案检索的内容
档案的检索工作包括档案信息的提取存储和检索查找两个方面的内容。
1、档案信息的存储
档案信息的存储樊际上就是编制档案检索工具。它的过程是:首先要对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录,每份文件或每个案卷经过描述后,成为一条记录或一个条目,然后对形成的档絮条目进行排列形成不同类型的档案检索工具。现在人们还把检索信息输入计算机,建立计算机检索数据库,更方便快捷。
2、检索查找
这是档案信息的查找过程,根据利用者的要求,通过各种检索工具找出所需要的档案。它的过程是:首先对利用者的'检索要求进行分析,确定利用者所需档案的实质内容,然后综合运用档案检索工具,找出利用者所需要的档案。
三 档案检索工作的意义
档案检索工作对档案工作及档案馆工作有以下的重要意义。
1、档案检索工作是档案利用工作的关键。每个档案馆的档案资料都是汗牛充栋、堆积如山,通过科学的检索工具和检索系统,人们可以方便快捷地找到所需档案,从而加以利用。
2、档案检索工作是档案馆利用工作水平的标志。能否及时、快捷、准确、系统地为用户提供所需要的档案是衡量档案馆工作的重要标准。因此档案检索工作是档案开发利用的前提条件,也是档案利用工作好坏的衡量标志。
3、档案检索工作是档案业务工作的重要学科。在档案管理信息化的今天,检索工作越来越成为一门重要的学科。如何利用现代科技,让更多的用户更快速方便地检索到所需的档案信息并在检索共享时不会出现信息堵塞,这些都是检索工作的重要课题,都需要检索工作者给予关注和解决。
四 档案检索工具的作用
档案检索工具是记录、报道和查找档案信息的工具,基本作用是存储和查检。档案检索工具在档案管理中具体表现为以下作用。
1、桥梁作用
在档案管理部门中,档案的数量庞大,并随着时间的推移而增加,内容繁杂。档案检索工具在档案资源和利用者的特定需要之间架设了一道“桥梁”,利用它可以较为迅速准确地获取所需档案。
2、交流作用
档案检索工具中存储了大量的档案信息,可以成为档案馆(室)与利用者、档案馆(室)之间的交流工具。
3、管理作用
档案检索工具记录了档案的主要内容和形式特征,集中、浓缩地揭示了馆藏档案情况,档案工作人员可以通过检索工具概要了解馆藏档案的内容、形式、数量等情况,为档案
管理业务活动提供了一定的依据。同时,各种检索工具还是档案工作人员查找档案、提供咨询、开展档案编研工作的必要工具。
五 档案检索工具的分类
档案检索工具的种类较多,根据不同的标准可以进行不同的分类。
1、按编制方式分类
档案检索工具按其编制方式可以分为目录、索引和指南。
(1)目录是将档案的着录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。根据档案的不同层次及其内容可以编制成不同的目录,如案卷目录、分类目录、主题目录、专题目录等。
(2)索引是将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法
排列起来而成的工具。利用者可以根据这些索引找出具有该特征档案的存放位置或档号,如人名索引、地名索引、文号索引等。索引的排列顺序可以按汉字的笔画或按首个拼音字母的顺序排列。
(3)指南是以文字叙述的方式,综合介绍档案情况的一种工具,如全宗指南、专题指南和档案馆指南等。
2、按载体形式分类
档案检索工具按其载体形式可以分为书本式检索工具、卡片式检索工具、缩微式检索工具和机读式检索工具。
(1)书本式检索工具是将着录条目连续排列并装订成册的检索工具。其主要优点是体积小,便于管理,可以印刷出版,便于阅读,成本较低。
(2)卡片式检索工具是将一个条目着录于一张卡片,将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。它的优点是便于逐步积累材料,便于增减条目,便于调整条目之间的顺序,但卡片形成数量多、体积大,不便管理。
(3)缩微式检索工具是以缩微摄影的方式制作的,以胶片为载体的检索工具。其优点是节约空间,便于携带,但查询时需要通过专门的缩微放大识读设备。
(4)机读式检索工具是以代码形式存储在磁性材料上供计算机识读的检索工具。其优点是占用空间小,检索扫描速度快,可进行多途径检索,但需要专门的设备及软件。
3、按检索范围分类
档案检索工具按照其检索的范围可以分为全宗范围的检索工具、档案馆范围的检索工具、专题范围的检索工具和馆际之间的检索工具。
(1)全宗范围的检索工具是以全宗的档案为对象编制的检索工具,如案卷目录、案卷文件目录、全宗指南等。
(2)档案馆范围的检索工具是以档案馆的全部档案为对象编制的检索工具,如全宗目录、分类目录、主题目录、档案馆指南、人名
(3)专题范围的检索工具是以某一专题的档案为对象编制的检索工具,如专题目录、专题指南等。
(4)馆际之间的检索工具是以某一地区若干个档案馆内的全部或某一专题范围内的档案为对象编制的检索工具,如馆际档案史料指南、联合目录等。
4、按功能分类
档案检索工具按其功能可以分为馆藏性检索工具、查检性检索工具和介绍性检索工具。
(1)馆藏性检索工具是反映档案实体管理体系及其相互关系的检索工具,如全宗目录、案卷目录、案卷文件目录等。
(2)查检性检索工具是脱离档案实体的排列顺序,从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具,如分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引等。
(3)介绍性检索工具是介绍报道档案内容及其有关情况的检索工具,主要是指南,如专题指南、全宗指南、档案馆指南等。
