染雾供应商档案管理制度全文 篇一
随着企业的发展，供应商档案管理变得越来越重要。一个良好的供应商档案管理制度不仅可以提高供应链的效率，还可以减少企业的风险。本文将介绍一套完整的供应商档案管理制度，帮助企业建立健全的档案管理体系。
一、档案管理目标
供应商档案管理的目标是建立一个全面、准确、可靠的供应商信息数据库，确保供应商的资质合规，并对供应商进行评估和监控，以保证供应链的稳定性和可持续发展。
二、档案管理内容
1. 供应商注册及审批：建立供应商注册制度，要求供应商提供必要的资质证明和相关信息，并进行审批。审批过程中要进行资质验证和风险评估，确保供应商的合法性和可靠性。
2. 供应商档案建立：对通过审批的供应商建立档案，包括基本信息、资质证明、合同及协议、财务状况等内容。档案要分类存储，便于管理和查询。
3. 供应商评估：定期对供应商进行评估，包括质量管理、交货准时率、售后服务等方面。评估结果要及时反馈给供应商，并采取相应的改进措施。
4. 供应商监控：建立供应商监控机制，对供应商的经营状况、财务状况、合规性进行监控。发现异常情况要及时采取措施，以保证供应链的稳定性。
5. 供应商退出：对不符合要求或存在重大风险的供应商，要及时终止合作，并做好相关记录和处理。
三、档案管理流程
1. 供应商注册及审批流程：包括供应商申请、资质验证、风险评估、审批和注册等环节。
2. 供应商档案建立流程：包括收集供应商信息、整理归档、建立档案数据库等环节。
3. 供应商评估流程：包括评估指标制定、评估数据收集、评估结果反馈等环节。
4. 供应商监控流程：包括监控指标设定、数据收集、异常处理等环节。
5. 供应商退出流程：包括风险评估、终止合作、档案归档等环节。
四、档案管理责任
1. 供应商管理部门：负责制定和实施供应商档案管理制度，组织供应商审批、档案建立、评估和监控等工作。
2. 采购部门：负责对供应商进行初步筛选和甄别，提供供应商相关信息和评估意见。
3. 质量管理部门：负责对供应商的质量管理进行评估和监控。
4. 财务部门：负责对供应商的财务状况进行评估和监控。
五、档案管理制度的执行和监督
1. 档案管理制度的执行由供应商管理部门负责，并定期进行内部审计，确保制度的有效实施。
2. 公司高层要重视档案管理工作，对档案管理制度进行监督和检查，确保制度的执行和运行。
3. 进行供应商调查和风险评估，及时修订和完善档案管理制度。
以上是一套完整的供应商档案管理制度，通过建立健全的档案管理体系，可以提高供应链的效率，降低风险，确保企业的可持续发展。企业应根据自身情况进行适当调整和完善，以实现最佳的档案管理效果。
供应商档案管理制度全文 篇三
供应商档案管理制度（全文）
供应商档案管理是公司采购管理的重要内容，而不能把它仅仅理解为是供应商资料的收集、整理、存档。下面是小编为您精心整理的关于供应商档案管理制度全文内容，仅供大家参考。
建立完善的供应商档案管理系统和供应商管理制度，有利于更好的了解供应商之制程能力、品管功能，更清楚地确认其是否有提供符合成本、交期、品质之产品的能力，是建立长期供需合作关系决策的重要依据。
第一条 供应商档案管理对象：
1、从时间序列来划分：老供应商、新供应商、未来供应商。新
2、从交易过程来划分：包括曾经有过交易业务的供应商、正在进行交易的供应商和即将进行交易的供应商。对于第一类供应商，不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对于第二类的供应商，需逐步充实和完善其档案管理内容;对于第三类供应商，档案管理的重点是全面搜集和整理资料，为即将展开的交易业务准备资料。
3. 从供应商性质来划分：特殊公司(与本公司有特殊业务等)、普通公司等。这类供应商因其性质、供应特点、供应方式、供应量等不同， 对其实施的档案管理的特点也不尽相同。
4. 从供应数量和市场地位来划分：包括主力供应商(供货时间长、供应量大等)，一般供应商。不言而喻，供应商档案管理的重点应放在主力供应商上。
第二条 供应商管理内容
1. 供应商基础资料，即公司所掌握的供应商最基本的原始资料，是档案管理应最先获取的第一手资料。这些资料，是供应商档案管理的起点和基础。供应商基础资料主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、联系人;公司概况、设备状况、人力资源状况、主要产品及原材料等。
2. 供应商特征：供应能力、发展潜力、企业规模和知名度等。
3. 业务状况：主要包括目前及以往的销售实绩、经营管理者和业务人员的素质、与其他竞争公司的关系、与本公司的业务联系及合作态度等。
4、交易活动现状：主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保持的优势、未来的对策;企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。
第三条 供应商档案管理方法
1、建立供应商档案卡。作为供应商档案管理的基础工作，是建立供应商档案卡(又称供应商管理卡、供应商资料卡等)。采用卡的 形式，主要是为了填写、保管和 查阅方便。
供应商档案卡主要记载各供应商的基础资料，这种资料的'取得，主要有三种形式：
① 提供供应商资料卡，由供应商填写。
② 由采购员通过平常的业务活动或其他各种渠道了解、收集供应商的相关资料。
③ 通过本公司和供应商已发生的采购情况(包括产品性能、产品质量、售后服务等实际情况)。
然后根据这三种渠道反馈的信息，对供应商的相关资料进行整理、核实汇总，填入供应商档案卡。
2、通过采购员与供应商沟通建立供应商档案卡的主要做法是：编制供应商信息周报，由
汇总整理，周会时上报总经理，据此建立综合的供应商档案。
第四条 供应商档案管理应注意问题
1. 供应商档案管理应保持动态性。供应商档案管理不同于一般的档案管理。如果一经建立，即置之不顾，就失去了其意义。需要根据供应商情况的变化，不断地加以调整，消除过旧资料;及时补充新资料，不断地供应商的变化，进行跟踪记录。
2. 供应商档案管理的重点不仅应放在现有供应商上，而且还应更多地关注意向供应商，为公司选择新应商，开拓新市场提供资料。
3. 供应商档案管理应“用重于管”，提高档案的质量和效率。不能将供应商档案束之高阁，应以灵活的方式及时全面地提供给业务人员和有关人员。同时，应利用供应商档案，作更多的分析，使死档案变成活资料。
4、借阅供应商档案时，必须办理借阅手续。请借阅人员注明借阅期限。
